Ciclo de Vida del Documento¶

En gestión documental, todo documento pasa por etapas bien definidas desde su creación hasta su disposición final. OrpycaMCP gestiona este ciclo completo.

Las tres edades del documento¶

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  ARCHIVO DE GESTIÓN         │  Producción y trámite      │
│  (Oficina productora)       │  Retención: 2-5 años       │
│                             │  Módulos: Radicación,       │
│                             │  Flujos, Expedientes        │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  ARCHIVO CENTRAL            │  Documentos cerrados        │
│  (Depósito institucional)   │  Retención: 5-20 años      │
│                             │  Módulo: Transferencias     │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  ARCHIVO HISTÓRICO          │  Valor permanente           │
│  (Patrimonio)               │  Conservación Total (CT)   │
│                             │  o eliminación definitiva   │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Flujo de un documento de Entrada (E)¶

El caso más común: un ciudadano o entidad externa envía una comunicación.

1. RECEPCIÓN
   El documento llega físicamente o por correo electrónico.
   La ventanilla lo recibe y verifica que esté completo.

2. RADICACIÓN
   Se asigna el número: 2024-ENTIDAD-E-000001
   Se registra: remitente, fecha, asunto, tipo documental, dependencia destino.
   Se digitalizan los anexos (PDF) → almacenados en MinIO con SHA-256.

3. DISTRIBUCIÓN (Flujo)
   El sistema o el operador envía el radicado a la dependencia responsable.
   Queda registrado: quién lo envió, a quién, cuándo.

4. TRÁMITE
   La dependencia gestiona el documento.
   Puede reasignarlo, agregar observaciones, vincular a un expediente.
   Si requiere respuesta, se radica un documento de Salida (S) vinculado.

5. ARCHIVO EN EXPEDIENTE
   El radicado se vincula al expediente del asunto correspondiente.
   El expediente agrupa todos los documentos del mismo caso.

6. CIERRE Y TRANSFERENCIA
   Cuando el trámite termina, el expediente se cierra.
   Según la TRD, se transfiere al archivo central o se elimina.

Flujo de un documento de Salida (S)¶

La institución genera y envía una comunicación oficial.

1. ELABORACIÓN
   El funcionario redacta el documento (puede usar plantillas).

2. RADICACIÓN DE SALIDA
   Se asigna número: 2024-ENTIDAD-S-000042
   Se registran los destinatarios (puede ser uno o varios).
   Se adjuntan los archivos firmados digitalmente.

3. ENVÍO
   El sistema registra el método de envío: correo físico, email, mensajero.
   Se genera la constancia de radicado para entregar al destinatario.

4. TRAZABILIDAD
   Queda el registro de cuándo se envió, a quién y por qué canal.
   El radicado de salida puede vincularse al de entrada que lo originó.

Vinculación Entrada → Salida¶

OrpycaMCP permite vincular un radicado de salida al de entrada que lo originó, formando el hilo completo de la comunicación:

E-000001 (Solicitud del ciudadano)
    └── S-000042 (Respuesta de la entidad)
        └── E-000156 (Respuesta del ciudadano a la respuesta)

Esta vinculación es la base para medir los tiempos de respuesta y cumplir con los plazos legales.

Plazos legales de respuesta¶

OrpycaMCP puede configurar alertas basadas en los plazos del Código de Procedimiento Administrativo (CPACA - Ley 1437 de 2011):

Tipo de solicitud	Plazo legal
Derecho de petición (información)	15 días hábiles
Derecho de petición (documentos)	10 días hábiles
Queja o reclamo	15 días hábiles
Consulta a autoridad	30 días hábiles

El expediente como unidad documental¶

Un expediente no es solo una carpeta de documentos. Es la memoria completa de un trámite:

EXPEDIENTE: Contrato 2024-001 — Suministro de papelería
│
├── Radicado E-000023 — Invitación a cotizar
├── Radicado E-000089 — Cotización proveedor A
├── Radicado E-000091 — Cotización proveedor B
├── Radicado I-000045 — Cuadro comparativo de ofertas
├── Radicado I-000048 — Acta de selección
├── Radicado S-000067 — Notificación al proveedor seleccionado
├── Radicado E-000112 — Contrato firmado
└── Radicado I-000089 — Acta de inicio

Estado: Abierto → (cuando termina el contrato) Cerrado → (según TRD) Transferido al archivo central

Disposición final según TRD¶

Cuando vence el tiempo de retención definido en la TRD, cada expediente tiene una de estas disposiciones:

Disposición	Código	Qué significa
Conservación Total	CT	Se conserva permanentemente (valor histórico o legal)
Eliminación	E	Se destruye siguiendo el procedimiento de eliminación documental
Microfilmación	MT	Se digitaliza/microfilma y luego se elimina el papel
Selección	S	Se conserva una muestra representativa, el resto se elimina

El proceso de eliminación documental requiere un Acta de Eliminación firmada, que también se archiva en el sistema.

Cierre, firma y preservación (F3–F5)¶

El cierre de un expediente no es solo un cambio de estado: dispara tres actos encadenados que blindan su validez legal a largo plazo (detalle completo de cada entidad en Dominio documental):

Cierre del expediente
   │
   ├─► Se genera/firma el índice electrónico XML (E15)
   │     firma XAdES-B con sello institucional → el expediente queda inmutable
   │
   ├─► Se sube el índice (y, si aplica, el AIP BagIt/PREMIS) a un bucket
   │     con WORM/Object-Lock (E10) bajo retención derivada de la TRD
   │     → mientras la retención esté vigente, la disposición final queda
   │        BLOQUEADA (no se puede eliminar antes de tiempo)
   │
   └─► Al vencer la retención y llegar la transferencia (E12), se genera el
         FUID y el expediente pasa a `transferred` (queda congelado)

Esto significa que la disposición final (tabla de arriba) no ocurre por el solo paso del tiempo: el sistema verifica que el WORM ya no retenga el artefacto antes de permitir eliminación o transferencia secundaria.