Norma por norma, con el estado real

La gestión documental pública en Colombia no es una preferencia de diseño: es una obligación legal con sanciones. Orpyca se construyó leyendo esas normas y traduciéndolas a comportamiento del sistema.

Esta tabla dice qué exige cada norma y qué hace Orpyca al respecto. Cuando algo está implementado con una salvedad, la salvedad aparece escrita. Preferimos que una entidad sepa exactamente dónde está parada antes de firmar un contrato, y no después.

Ley 594 de 2000

Ley General de Archivos

Implementado

Qué exige: Ciclo de vida del documento en sus etapas, tabla de retención documental obligatoria, integridad, autenticidad y accesibilidad, custodios responsables, transferencias y exportación de expedientes.
Qué hace Orpyca: El ciclo completo vive en el sistema: radicación, trámite, expediente, retención en dos fases y disposición final. La exportación entrega el expediente con verificación de integridad por SHA-256.

Acuerdo AGN 001 de 2024

Acuerdo Único de la Función Archivística

Implementado

Qué exige: Es la norma vigente y deroga treinta y un acuerdos anteriores. Exige foliado electrónico, índice electrónico firmado al cierre del expediente, reglas de cierre, prohibiciones absolutas y el anexo del formato único de inventario.
Qué hace Orpyca: El índice electrónico es un XML versionado que solo admite adiciones, con huella por documento, y se firma en formato XAdES al cerrar el expediente. El resultado queda bajo bloqueo de escritura con retención derivada de la propia tabla de retención.

Acuerdo AGN 060 de 2001

Radicación de comunicaciones oficiales

Implementado

Qué exige: Numeración única, consecutiva e inmutable para las comunicaciones oficiales, con los datos mínimos del radicado.
Qué hace Orpyca: El consecutivo se asigna de forma atómica y el número nunca cambia. Sobrevive incluso a la exportación e importación entre sistemas: el radicado conserva su identidad al viajar.

Decreto 1080 de 2015

compila el Decreto 2609 de 2012

Implementado

Qué exige: Los ocho procesos mínimos de gestión documental, las cuatro cualidades del documento electrónico (contenido estable, forma fija, vínculo archivístico y equivalencia funcional), inmutabilidad y metadatos en tres categorías.
Qué hace Orpyca: Versionado de documentos, metadatos estructurados por categoría, formatos de archivo de largo plazo y una pista de auditoría encadenada por hash que ningún usuario puede alterar.

Acuerdo AGN 003 de 2015

PINAR

Implementado

Qué exige: Plan Institucional de Archivos: diagnóstico, aspectos críticos, ejes articuladores, priorización, mapa de ruta y seguimiento.
Qué hace Orpyca: El PINAR es un módulo del sistema, no un documento de Word suelto. Sigue la metodología de seis pasos del AGN, prioriza de forma determinista, versiona el plan, registra el seguimiento sin permitir borrados y deja constancia del acto administrativo que lo aprueba.

Acuerdo AGN 042 de 2002

Formato Único de Inventario Documental

Implementado

Qué exige: Inventario documental con responsables identificados: quién elabora, quién entrega y quién recibe.
Qué hace Orpyca: El acta de transferencia es inmutable y lleva las tres firmas personales más el sello institucional. El inventario del archivo físico se produce desde el mismo sistema.

Acuerdo AGN 004 de 2019

Actualización de TRD y TVD

Implementado

Qué exige: Elaboración y actualización de las tablas de retención y de valoración documental.
Qué hace Orpyca: Cuadro de clasificación y tabla de retención jerárquicos, con retención en dos fases y disposición final conforme a los criterios del AGN.

Acuerdo AGN 006 de 2014

Digitalización con fines probatorios

Implementado

Qué exige: Verificación de integridad de los documentos digitalizados.
Qué hace Orpyca: Cada objeto almacenado lleva su suma de verificación SHA-256, que se recalcula al leerlo y al empaquetarlo para preservación.

Ley 527 de 1999 y decretos de firma

Decretos 333 de 2014, 526 de 2021 y Decreto 1074 de 2015, capítulos 47 y 48

Implementado con salvedad

Qué exige: Firma electrónica y digital con equivalencia funcional, confiabilidad apropiada, obligaciones del firmante, validación del estado de los certificados y estampado cronológico.
Qué hace Orpyca: Firma electrónica propia (huella, identidad y marca de tiempo) y firma avanzada en formatos XAdES-B, T, LT y LTA, con estampado cronológico RFC 3161 y validación por OCSP y listas de revocación. El acto de firma exige un segundo factor: código por correo o aplicación de un solo uso.

Salvedad

Lo que el sistema produce es firma electrónica en el sentido del artículo 7 de la Ley 527, no firma digital cualificada del artículo 28. Tres motivos concretos: la autoridad de certificación, la de estampado cronológico y el servicio de validación en línea que vienen incluidos son locales y NO están acreditados ante el ONAC; las claves se custodian en el servidor, de modo que no hay control exclusivo del firmante y el no repudio no es oponible frente al operador del sistema; y no hay módulo de seguridad de hardware. Para efectos probatorios plenos hay que conectar una entidad de certificación acreditada. El sistema declara esta condición en cada firma, en un campo explícito, en lugar de aparentar un estado que no tiene.

Ley 1712 de 2014

Transparencia y acceso a la información pública

Implementado

Qué exige: Clasificación de la información en pública, clasificada y reservada, y publicación del índice de información clasificada y reservada.
Qué hace Orpyca: Cada documento lleva su nivel de seguridad y el sistema aplica control de acceso por habilitación: nadie lee por encima de su nivel ni escribe hacia abajo. El índice de información clasificada y reservada se genera desde el sistema y no revela el contenido que protege.

Ley 1755 de 2015

Derecho de petición

Implementado

Qué exige: Trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias con términos de ley.
Qué hace Orpyca: Flujo específico de PQRSD con control de días hábiles según el calendario de la entidad, alertas de vencimiento y consulta pública por código de verificación.

Ley 1581 de 2012

Habeas data

Implementado

Qué exige: Protección de datos personales y minimización del dato.
Qué hace Orpyca: Los datos personales asociados a credenciales revocadas se purgan, y el sistema no conserva material privado de firma más allá de su vigencia.

Marco de Interoperabilidad del Estado y MIPG

MinTIC

Implementado

Qué exige: Intercambio de información con estándares abiertos, servicios de consulta y descripción archivística normalizada.
Qué hace Orpyca: Cosecha de metadatos por OAI-PMH con Dublin Core y descripción archivística EAD conforme a ISAD(G) y a la norma técnica colombiana; perfil de lectura CMIS; exportación e importación de paquetes con esquema JSON publicado; y avisos salientes firmados con HMAC.

ISO 14721 (OAIS), ISO 16363 y NTC-ISO 15489

Preservación digital a largo plazo

Implementado con salvedad

Qué exige: Repositorio digital confiable con paquetes de archivo, metadatos de preservación y verificación de integridad en el tiempo.
Qué hace Orpyca: Paquetes de archivo en formato BagIt con los bytes reales y su verificación recalculada, metadatos PREMIS validados contra el esquema oficial de la Biblioteca del Congreso, validación de formato de archivo de largo plazo con veraPDF y réplica del paquete.

Salvedad

Implementa las prácticas que exigen esas normas, pero Orpyca no es un repositorio digital acreditado ni certifica a la entidad como tal: la certificación ISO 16363 se le otorga a una institución tras una auditoría, no a un programa. Además la réplica del paquete es local, a un segundo depósito de la misma infraestructura; una copia en otra sede geográfica es trabajo de infraestructura que la entidad debe montar aparte.

Gestión del archivo físico

complementos operativos

En la hoja de ruta

Qué exige: Rotulado de unidades de conservación, control de capacidad de los depósitos y custodia por terceros.
Qué hace Orpyca: Las ubicaciones, unidades, signatura topográfica, préstamos e inventario ya operan. El rótulo imprimible con código QR, el control de ocupación de depósitos y la custodia externa están en desarrollo.

Orpyca implementa requisitos derivados de esta normativa, pero ningún software puede garantizar por sí solo la conformidad jurídica de una entidad: eso depende también de sus instrumentos archivísticos, sus procedimientos y sus actos administrativos. Recomendamos concepto jurídico propio antes de entrar en producción.