Radicación de entrada
Registro de la correspondencia recibida con número único, consecutivo e inmutable, y los datos mínimos que exige el Acuerdo 060 de 2001.
Qué hace el sistema, módulo por módulo
Quien viene de Orfeo reconocerá casi todo. Los nombres se mantuvieron donde tenía sentido: no vale la pena reeducar a una oficina entera para llamar de otra forma a lo mismo.
Radicación de salida
Comunicaciones que produce la entidad, con control de despacho y constancia de envío.
Radicación interna y anexos
Memorandos entre dependencias y documentos que se suman a un radicado ya existente sin alterar su número.
Digitalización
Incorporación de la imagen del documento físico con verificación de integridad y validación de formato de archivo de largo plazo.
Gestión del documento
Metadatos, versiones, borradores, anulación con motivo y respuesta rápida.
Plantillas
Modelos de documento de la entidad con editor de texto enriquecido, y campos que se llenan desde los datos del radicado. Edición de un usuario a la vez, no simultánea.
Reparto y flujos de trabajo
Traslado de documentos entre dependencias y personas, con motor de reglas, devoluciones y vistos buenos en secuencia.
Bandeja de trámite
Lo que cada funcionario tiene pendiente, con alertas de vencimiento según el calendario de días hábiles de la entidad.
Expedientes electrónicos
Conformación del expediente, foliado electrónico, índice firmado al cierre y reglas de cierre del Acuerdo 001 de 2024.
Cuadro de clasificación y tablas de retención
Clasificación jerárquica, retención en dos fases y disposición final conforme a los criterios del Archivo General de la Nación.
Transferencias documentales
Transferencias primarias y secundarias con acta inmutable, tres firmas personales y sello institucional.
Archivo físico y préstamos
Ubicaciones, unidades de conservación, signatura topográfica, préstamo y devolución, e inventario en el formato único.
Consultas y búsqueda avanzada
Búsqueda por metadatos, por contenido y por significado, con traza de quién consultó qué.
PQRSD por la web
Radicación ciudadana de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, con control de términos de ley.
Consulta pública del trámite
El ciudadano sigue su solicitud con un código de verificación, sin necesidad de tener usuario.
Trazabilidad y auditoría
Hoja de ruta completa del documento y pista de auditoría encadenada por hash que no admite modificación ni borrado.
Estadísticas y reportes
Indicadores de gestión, cargas de trabajo, vencimientos e índice de información clasificada y reservada.
Firma electrónica
Firma propia y firma avanzada en formatos XAdES, con estampado cronológico y segundo factor en el acto de firmar. Cadena de firmantes en orden, firma en lote y rechazo con motivo obligatorio.
Correspondencia postal
Despacho por operador postal con número de guía, estados de entrega, causal de devolución y planilla de despacho descargable.
Preservación a largo plazo
Paquetes de archivo con verificación recalculada, metadatos de preservación, bloqueo de escritura y réplica.
Interoperabilidad
Cosecha de metadatos, descripción archivística normalizada, exportación e importación de paquetes y avisos firmados hacia otros sistemas.
Inteligencia artificial
Búsqueda por significado, antecedentes con cita y asistente conversacional que opera con los permisos del usuario.
Administración
Usuarios, roles, dependencias, catálogos, parámetros, calendario y Plan Institucional de Archivos.